Sudut Biotek

Print

Perbedaan Perpustakaan dan Arsip

arsipCibinong -, Ketika pada suatu waktu seorang pimpinan bertanya tentang sekumpulan berkas pada stafnya : “Berkas apa tuh?Tolong serahkan saja ke perpustakaan,” katanya pada staf tersebut. Tunggu dulu! Benarkah berkas tersebut merupakan berkas yang memang merupakan tugas dan wewenang perpustakan untuk mengolah, mengelola dan mendokumentasikannya? Sebagai petugas yang menerima berkas pertama kali, semestinya dia memilah berkas tersebut apakah akan diserahkan ke perpustakaan atau ke pusat arsip.

Jadi, menurut UU RI No. 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan, Perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi para pemustaka. Sebuah perpustakaan tentunya harus dilengkapi dengan koleksi perpustakaan. Koleksi perpustakaan adalah semua informasi dalam bentuk karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam dalam berbagai media yang mempunyai nilai pendidikan, yang dihimpun, diolah, dan dilayankan. Dalam ruang lingkup negara Indonesia, ada yang disebut dengan koleksi nasional yaitu semua karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam dalam berbagai media yang diterbitkan ataupun tidak diterbitkan, baik yang berada di dalam maupun di luar negeri yang dimiliki oleh perpustakaan di wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia.

Koleksi perpustakaan tentunya tidak akan bisa dilayankan jika tidak terdapat petugas perpustakaan. Petugas yang mengelola perpustakaan, unit dokinfo dan pusat informasi biasanya disebut sebagai Pustakawan. Pustakawan adalah seseorang yang memiliki kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan dan/atau pelatihan kepustakawanan serta mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk melaksanakan pengelolaan dan pelayanan perpustakaan. Sedangkan pengunjung perpustakaan disebut sebagai pemustaka. Pemustaka adalah pengguna perpustakaan, yaitu perseorangan, kelompok orang, masyarakat, atau lembaga yang memanfaatkan fasilitas layanan perpustakaan. Lembaga Pembina jabatan fungsional ini adalah Perpustakaan Nasional RI.

Perpustakaan Nasional adalah lembaga pemerintah non departemen (LPND) yang melaksanakan tugas pemerintahan dalam bidang perpustakaan yang berfungsi sebagai perpustakaan pembina, perpustakaan rujukan, perpustakaan deposit, perpustakaan penelitian, perpustakaan pelestarian, dan pusat jejaring perpustakaan, serta berkedudukan di ibukota negara.

Pada paragraph terdahulu telah disebutkan bahwa ada UU tentang Perpustakaan, maka ada pula UU tentang Kearsipan yaitu UU RI No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Dalam peraturan ini yang dimaksud dengan Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Dalam undang-undang ini muncul pula beberapa istilah antara lain arsip dinamis, arsip vital, arsip aktif, arsip inaktif, arsip statis, arsip terjaga dan arsip umum.

Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.

Sebagaimana halnya di Perpustakaan, di unit Kearsipan pun ada petugas pengelolanya. Petugas pengelola arsip disebut sebagai Arsiparis. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan. Lembaga pembina jabatan fungsional ini adalah Arsip Nasional RI (ANRI) yaitu lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah nonkementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibukota negara.

Istilah-istilah lain yang sering muncul yaitu pengadaan bahan pustaka, pengolahan dan pelayanan informasi, penyiangan koleksi dan lain-lain (bidang Perpustakaan) serta Jadwal Retensi Arsip dan lain-lain (di bidang Kearsipan) yang jika para pembaca ingin mengetahui lebih lanjut silahkan menelusur di internet atau menanyakannya langsung ke petugas terkait.

Menurut Prof. Dr. Sulistyo Basuki (http://perpusnas.go.id/magazine/dokumen-digital-serta-kemungkinan-penyatuan-antara-perpustakaan-dengan-arsip/) perbedaan antara perpustakaan dengan arsip bukanlah terletak pada jenis tugasnya melainkan dalam tingkat tugasnya yang secara ringkas adalah sebagai berikut :

NoMasalahPerpustakaanArsip
1 Fungsi Fungsi utama perpustakaan adalah meminjamkan buku kepada anggotanya Berkas arsip tidak dipinjamkan untuk dibawa pulang melainkan hanya boleh dibaca di tempat setelah mendapat izin fihak yang berwenang
2 Kepengarangan dan isi tulisan Yang disimpan di perpustakaan ialah buku dan bahan pustaka lainnya yang ditulis oleh pengarang yang berbeda-beda Berkas arsip tidak ditulis oleh pengarang yang berlainan. Umumnya berkas arsip dihasilkan dari sebuah proses perkembangan yang makan waktu lama.
Buku memuat penjelasan, komentar maupun pendapat penulisnya untuk mempengaruhi pembacanya Berkas arsip tidak memberikan penjelasan, komentar maupun usaha untuk mempengaruhi pembacanya
3 Tujuan penulisan dokumen/berkas Buku ditulis untuk keperluan acuan, rekreasi, studi dan penelitian Berkas arsip tidak ditulis oleh pengarang yang berlainan. Umumnya berkas arsip dihasilkan dari sebuah proses perkembangan yang makan waktu lama.berkas arsip dihasilkan dari transaksi sehari hari yang bertujuan untuk keperluan acuan semata mata.
Buku lebih dianggap sebagai sumber sekunder Berkas arsip dianggap sebagai sumber orisinal atau primer bagi sebuah penelitian
4 Jenis koleksi Koleksi perpustakaan lebih menekankan pada buku, majalah, audio visual serta mungkin juga beberapa berkas arsip. Arsip hanya berkepentingan atau berkaitan dengan materi seperti berkas (file), dokumen, rekening, peta, manuskrip, kumpulan kertas, surat, cetak biru, gambar, film dan kadang kadang juga buku.
5 Pengadaan buku/berkas Koleksi perpustakaan dibina dengan cara mengumpulkan serta memilih buku yang diperoleh dari mana saja, tidak terbatas pada suatu lembaga seperti halnya dengan berkas arsip Berkas arsip dihasilkan sebagai produk transaksi dan selama transaksi, sedangkan koleksinya disimpan sekaligus dihasilkan oleh transaksi. Koleksi arsip terbatas pada suatu lembaga
6 Kehilangan/rusak buku/berkas Buku yang hilang masih dapat diperoleh dalam bentuk aslinya maupun dalam bentuk mikro dari perpustakaan lain ataupun juga dari penerbitnya. Bila berkas arsip rusak, maka materi arsip yang rusak itu tidak dapat diganti ataupun diperoleh dari tempat lain
7 Pengkatalogan dan pengklasifikasian Setiap buku diperlakukan sebagai unit tersendiri, masing masing unit dikatalogkan, diklasifikasikan menurut peraturan pengkatalogan dan bagan klasifikasi yang hampir mirip di mana mana. Berkas arsip disusun menurut isi informasinya dalam kaitannya dengan organisasi serta fungsi badan induk tempat arsip bernaung.
Dalam dunia perpustakaaan dikenal peraturan pengkatalogan dan pengklasifikasian yang digunakan di dunia internasional. Misalnya untuk pengkatalogan dikenal adanya International Standard for Bibliographic Description dikenal dengan singkatan ISBD (Monograph), untuk pertukaran data digunakan Machine Readable Catalogue disingkat MARC, dengan berkembangnya sumber daya elektronik (electronic resources) di Internet dikembangkanlah ketentuan metadata seperti Dublin Core; bagan klasifikasi Universal Decimal Classifi-cation (UDC) digunakan oleh banyak perpustakaan khusus, bahkan di negara negara sosialis (dahulu) penggunaannya diwajibkan oleh undang undang. Seorang pengelola berkas arsip (disebut arsiparis) menyusun berkas arsip menurut tujuan dan fungsi berkas arsip, namun peraturan pencatatan dan bagan yang digunakan oleh masing masing arsiparis. Peraturan ini berbeda antara satu sistem dengan sistem kearsipan lainnya sehingga dpat dikatakan hampir tidak ada peraturan pengkatalogan dan pengklasifikasian berkas arsip yang universal. Kini ada upaya dari International Council of Archives (ICA) untuk menggunakan International Standard for Archival Description : General disingkat (ISAD): G
8 Sistem temu balik Temu balik koleksi perpustakaan dapat menggunakan berbagai ancangan seperti melalui pengarang, judul maupun subjek. Hal semacam itu dilakukan pada semua perpustakaan. Arsiparis umumnya menyusun berkas arsip menurut sistem inventaris, kalender maupun indeks berkas yang tidak berlaku secara internasional sehingga temu kembali arsip harus dilakukan menurut sistem yang berlaku pada berkas arsip itu sendiri.
Pertukaran data perpustakaan lebih mudah dibanding data arsip. Pertukaran data arsip dibandingkan dengan pertukaran data perpustakaan lebih sulit pada arsip.
9 Ruang lingkup layanan Buku yang disimpan di perpustakaan dimaksudkan untuk melayani semua lapisan masyarakat Berkas arsip pemakainya lebih terbatas, hanya ditujukan untuk pemakai khusus saja, terutama untuk peneliti dan sejarahwan.
Materi perpustakaan seperti buku dapat dipinjam dalam arti keluar dari perpustakaan Berkas arsip tidak pernah dipinjam keluar lembaga kearsipan.
10 Fisik dokumen Buku merupakan satuan individu yang masing masing memiliki identitas tersendiri. Misalnya buku karangan Sapardi Djoko Damono akan berbeda dengan buku karangan Marahimin, walaupun kedua duanya berasal dari dunia sastra. Berkas arsip diperlakukan sebagai satu kesatuan. Misalnya arsip yang dikeluarkan sebuah departemen, lembaga maupun perusahaan akan diperlakukan sebagai suatu kesatuan.
11 Isi informasi Perpustakaan sebagai sebuah pranata yang berkaitan erat dengan buku lebih banyak berhubungan dengan materi perpustakaan yang telah diterbitkan, seringkali disebut sebagai materi sekunder Lembaga kearsipan lebih mengarah kepada materi yang belum pernah diterbitkan, seringkali disebut sumber primer ataupun sumber asli.
12 Eksistensi masing masing pranata Keberadaan perpustakaan lebih ditujukan untuk kepentingan pemakai yang lebih luas Keberadaan lembaga kearsipan lebih ditujukan untuk kepentingan penelitian.

Namun demikian, ada persamaan dari kedua unit kerja ini yaitu sama sama mengolah informasi dengan tujuan mengolah, menyimpan dan menyebarkan informasi untuk kepentingan pemakai.

Demikianlah sedikit tentang perbedaan Perpustakaan dan Unit Kearsipan. Dokinfo dan Pusat Informasi biasanya termasuk dalam kategori Perpustakaan. (Elly/Pustakawan)

Lock full review www.8betting.co.uk 888 Bookmaker

Pusat Penelitian Bioteknologi LIPI